Записаться на бесплатную консультацию можно по телефону 8(926)319-50-32 или по e-mail inna@timesaver.ru
 

Как автоматизировать жизнь

Для начала нужно понять, а вообще куда мы движемся, в правильном ли направлении. Потому что если двигаться в неверном направлении, автоматизация только ускорит процесс того, как мы продолжаем удаляться от своей цели. Если уже сейчас есть достаточно четкое представление о конечной цели и шагах ее достижения, то тогда нужно взять лист бумаги, карандаш, и зарисовать в виде схемы план бизнес-процессов.

Например, рассмотрим пример человека, занимающегося аудитом сайта и его раскруткой. Предположим, что ему приходит письмо. Человек просит сделать мини-аудит его сайта. Он делает его, скажем, за полчаса. Отвечает на письмо. Далее некоторый объем переписки. Затем поступает заказ на раскрутку сайта, возможно, и на переделку. Подписывается договор, клиент вносит предоплату. Далее выдается задание сотрудникам. Они его выполняют. Руководитель контролирует. Заказ готов.

Вот эти бизнес-процессы и зарисовываем на листе бумаги. Скорее всего, они постоянно повторяются.

Затем ищем, куда уходит время. Например, человек постоянно пишет примерно одни и те же письма. В компании Ресо-Гарантия в Тюмени мне сказали, что они вообще не пишут НИКАКИХ новых писем. Все письма уже написаны и используются как шаблоны. Создайте документ в Ворде или где-то еще, если часто пишете одно и то же. Я люблю, чтобы у меня все было в одном файле, Вы можете создать 20 файлов, если Вам так удобнее. И в каждом файле - бланк стандартного письма для часто повторяющихся ситуаций.

Создайте чек-лист (список, в котором можно ставить галочки), в котором будет прописан весь алгоритм работы над заказом.

Создайте для своих сотрудников инструкцию о правильном порядке работы над заказом. Если Вы работаете в одиночку, не поленитесь, создайте ее для себя. И отдельный лист с ответами на часто задаваемые вопросы и по предотвращению всех возможных неприятностей. Каждый раз, когда выявляется новая ошибка, заносите ее в этот лист, как еще один способ того, что делать не надо.

Выбросите лишние шаги из алгоритма, если они есть. Примените творческое мышление, и попробуйте решить задачку: как сделать все то же самое, только быстрее, проще, легче или дешевле.
 

Инна Иголкина

© 2006 Перепечатка разрешена при условии ссылки на www.timesaver.ru



© 2004-2016 Инна Иголкина и Виктор Герасимов | All rights reserved Публикация материалов с сайта разрешена при условии наличия активной гиперссылки на сайт www.timesaver.ru
ООО "Компания Аполлон 1" ОГРН 1067760944745 ИНН 7714674696
тел: +7 926 31905032
Договор оферты Политика возврата Политика конфиденциальности Соглашение об обработке персональных данных
 

Rambler's Top100 Яндекс цитирования