ПОРЯДОК РАЗ И НАВСЕГДА Статья в журнале "Современный офис" № 2 за 2007 год


Записаться на бесплатную консультацию можно по телефону 8(926)319-50-32 или по e-mail inna@timesaver.ru

 ПОРЯДОК РАЗ И НАВСЕГДА Статья в журнале "Современный офис" № 2 за 2007 год

  • Условия, мешающие работе
  • Способы организации пространства

 Современные офисы бывают очень разными. Где-то царит безупречный порядок, а где-то – творческий хаос. Найти золотую середину вам поможет эта статья.

 Убирать или не убирать?

Все, наверное, видели таких людей, которые не могут работать, не разложив вокруг себя материалы и бумаги. По опросам, проводившимся на тренингах, люди воспринимают человека, сидящего за пустым столом около включенного компьютера, как бездельника. А ворох бумаг соответственно наводит на мысль о напряженной работе. Всегда ли это так?

Александра, менеджер по продажам: «Я готова работать с утра до ночи, но не могу заставить себя убраться – ведь еще столько дел, мне нужно срочно выполнять задания и некогда тратить время на уборку. С чем это связано – не могу понять».

Присмотритесь к рабочим местам своих сотрудников и к собственному внимательнее. Зачастую мы привыкаем к картине, которую видим постоянно, и перестаем замечать привычный хаос, который сразу бросается в глаза посетителям офиса. В некоторых местах, например во фронт-офисах банков и других солидных заведений, возможность возникновения беспорядка практически исключена, однако и там встречаются отделы, в частности IT, где требования не столь жесткие.

Сильнее всего беспорядок заметен там, где есть продуманное дизайнерское решение всего офиса в целом. В таком случае какие-то предметы выбиваются из общего вида. Это могут быть бумаги, журналы, папки, другие предметы, разложенные без всякой системы. К чему это может привести подобное захламление рабочего пространства? В Санкт-Петербурге директор компании рассказала, как однажды она была вынуждена в течение часа безуспешно развлекать инспектора по пожарной безопасности разговорами и поить кофе, в то время как ее помощник пытался разыскать утерянные документы. В результате встречу пришлось назначить заново на другой день. Из-за недостаточного порядка можно потерять время, деньги и репутацию.

5 японских «С» 

Слово «кайдзен» в переводе означает «постоянное усовершенствование». Одним из элементов этой системы является методика 5С – пять простых шагов, которые могут существенно улучшить работу вашего офиса.

 1. Сортируйте – избавьтесь от ненужного. Зачастую, услышав этот пункт, люди говорят: «А у нас все только нужное, ненужного нет!» Возможно, что это не совсем так. Недавно в офисе одной фирмы, внедрившей эту методику, обнаружилась вещь-невидимка, стоявшая на самом видном месте. Этой вещью был кеттлеровский тренажер, занимавший более 1 м2пола. Когда-то у сотрудников возникла идея заниматься физкультурой в перерывах между работой, тренажер купили… и пыл энтузиастов быстро угас.

Что делать с подобными вещами? Без всякого сожаления убрать из помещения, если шансов на то, что они снова понадобятся, увы, уже нет. Можно подарить, например, детскому дому, продать, отвезти на склад или просто выбросить, в зависимости от того, какой это предмет и в каком состоянии находится в данный момент.

Как обнаружить ненужные вещи? Самый простой способ – это купить липкие наклейки ярко-оранжевого цвета и прикрепить на те предметы, необходимость которых вызывает сомнение Если какие-то из них не понадобятся в течение месяца, значит, их можно удалить из помещения. Естественно, что при этом не стоит пренебрегать здравым смыслом – вряд ли будет полезно наклеивать бумажки на картины и другие произведения искусства. С другой стороны, в течение месяца можно определить, каких предметов не хватало в определенной комнате. Возможно, покупка, например, ножниц или степлера существенно ускорит процесс работы.

Часто беспорядок образуется из-за неэффективной организации хранения. Так, в бухгалтерии постоянно скапливаются бумаги, которые можно отправлять в архив, когда они становятся неактуальными и к ним перестают обращаться.

 2. Соблюдайте порядок – определите для каждой вещи свое место. Все знают, что порядок – это хорошо. Однако знание далеко не всегда сопровождается конкретными действиями, помогающими этот порядок соблюдать. Почему так происходит? Виной всему непродуманность организации пространства. Оказывается, часто мы не задумываемся над тем, сколько ненужных движений совершаем в течение дня. Даже если сотрудник тратит на них всего секунду-другую – когда однотипные действия повторяются часто, эти секунды постепенно складываются и превращаются в часы, а то и дни…

Например, в одном офисе степлер лежал на столе в органайзере у помощника руководителя, а копировальный аппарат стоял на окне в пяти метрах от стола. Что делали сотрудники? Каждый, кому нужен был степлер, шел к столу помощника руководителя, брал его и… оставлял лежать на окне. А помощница то и дело бегала к окну и обратно, чтобы вернуть необходимую вещь на место. Решение нашлось простое – купить второй степлер и положить его возле копировального аппарата.

Другой пример: офис-менеджер распечатал бумажную табличку «место для ножниц» и наклеил на полку. В результате ножницы стали лежать на месте значительно чаще без какого-либо дополнительного воздействия на сотрудников офиса!

Несколько фирм внедрили следующий элементарный прием, который работает безукоризненно. Предположим, у вас есть шкаф или стеллаж, в котором несколько полок. Для поддержания порядка для каждой полки заведите папки отдельного цвета, например синие для нижней, зеленые для средней и красные для верхней. Затем с помощью линейки проведите по корешкам всех папок полки диагональную линию, допустим от нижнего левого угла полки к верхнему правому. Если теперь переставить хотя бы одну папку, линия нарушится и будет видно, что папки расположены не так, как надо, и что необходимо сделать, чтобы восстановить порядок.

Общее правило эффективной организации пространства таково: те вещи, которые требуются в работе постоянно, должны находиться от сотрудника на расстоянии вытянутой руки, в специальных подставках (органайзерах, лотках, папках и т. д.); те, которые нужны несколько реже, – на таком расстоянии, чтобы можно было встать и достать их довольно быстро, а те вещи, которыми пользуются от случая к случаю, могут находиться немного в стороне. Мелкие предметы имеет смысл разложить по группам в ящики или папки и подписать, чтобы любому сотрудник офиса было легко найти то, что необходимо по работе. Используйте все достижения современной канцелярской промышленности – прозрачные кармашки для визиток, разделители для папок и т. д.

 3. Содержите рабочее место в чистоте.

Дарья, бухгалтер: «Люблю порядок, но не люблю наводить его, соответственно, каждую вещь кладу на место, раз в неделю уборка».

Чистота – не только залог здоровья, но и успешной работы. В груде различных вещей и бумаг могут затеряться важные документы. Более того, если не поддерживать наведенный порядок, то он имеет тенденцию быстро нарушаться и превращаться в хаос, который, как известно, не надо наводить – он поддерживается самостоятельно. Лучшее положение дел – разумное сочетание хаоса и порядка.

Коммерческий директор одной фирмы рассказала, что ее помощница каждый день проверяет все рабочие места и затачивает карандаши длиннее 8 см, выбрасывая при этом более короткие. Этот ритуал объясняется просто: когда коммерческий директор проходит по офису, никто, во-первых, не может сказать, что ему нечем записать слова руководителя (карандаш-то уже наточен!), а во-вторых, карандаши не проваливаются внутрь органайзера, откуда их сложно достать. Не кажется ли вам, что эти меры чрезмерные?

4.Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка. Успешный для одного сотрудника опыт можно и нужно распространять на всю фирму в целом (разумеется, если это оправданно с точки зрения здравого смысла). Например, одной компании столкнулись с необходимостью выдавать справки клиентам даже в отсутствие менеджеров, занимающихся определенными направлениями. В результате внедрения общей для всей фирмы системы хранения файлов в компьютере любой сотрудник теперь может предоставить необходимую справку всего за несколько секунд.

 5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание. Какой бы совершенной ни была созданная вами система, со временем все может измениться. Фирмы разрастаются, открываются новые филиалы, закрываются старые… Одни принципы организации и сортировки информации могут смениться другими, что-то автоматизируется или становится ненужным.

Выход в том, чтобы поощрять сотрудников, стремящихся постоянно улучшать условия труда. Если внимательно относиться к рацпредложениям, то, вполне возможно, фирма может сэкономить много денег.

Например, высвободив всего пару минут на часто повторяющейся операции, в рамках года вы можете сэкономить до нескольких недель рабочего времени, что эквивалентно довольно солидной суммы. В одном холдинге, насчитывающем десяток магазинов, за год подписывается около 1000 договоров. В результате внедрения новой системы менеджер был избавлен от необходимости перечитывать все 4 страницы договора медленно и внимательно по 2 раза; стало достаточно просмотреть только те строки, которые теперь могли изменять пользователи. В результате договоры начали составляться быстрее и грамотнее. 

Копилка времени 

Андрей, директор: «Решил заняться тайм-менеджментом. Так как я являюсь директором недавно созданного предприятия, то эта тема для меня очень полезна».

Система организации пространства по модели «5С» – всего лишь одна из множества разнообразных идей, позволяющих с помощью планирования воздействовать на повышение эффективности труда. В ближайшем номере мы рассмотрим способы избежать лишних затрат труда на уборку уже на этапе проектирования отделки офиса.

   Инна Иголкина

Опубликовано в журнале "Современный офис" №2 за 2007 год

© 2007 Перепечатка разрешена при условии
ссылки на
www.timesaver.ru и "Современный офис" " " "  и ""

 



© 2004-2016 Инна Иголкина и Виктор Герасимов | All rights reserved Публикация материалов с сайта разрешена при условии наличия активной гиперссылки на сайт www.timesaver.ru
ООО "Компания Аполлон 1" ОГРН 1067760944745 ИНН 7714674696
тел: +7 926 31905032
Договор оферты Политика возврата Политика конфиденциальности Соглашение об обработке персональных данных
 

Rambler's Top100 Яндекс цитирования