Организационные проблемы с помещением при проведении тренингов

Доклад для VII-й Конференции бизнес-тренеров и консультантов, которая пройдет в Санкт-Петербурге http://www.treko.ru

Вопрос о том, в каком помещении будет проводиться тренинг, как показала практика, играет немаловажную роль в том, будет ли этот тренинг успешен или нет. Плохое помещение, увы, способно в отдельных случаях на 100% испортить работу даже самого лучшего тренера. Хотя эта проблема уже косвенно разбиралась в ряде публикаций, имеет смысл детально проанализировать вклад той или иной проблемы в нанесение ущерба тренинговому процессу. Все хорошие помещения для тренингов примерно одинаковы. А вот возможные «проколы» обычно каждый раз разные. Проблемы с помещением могут встречаться как при проведении корпоративных тренингов в помещении самой компании, так и при работе с Организатором, который не учел какие-то моменты.

 Для начала процитирую некоторые фрагменты Исследования treko.ru: работа бизнес-тренера или консультанта на выезде http://www.treko.ru/show_article_801

 «ПРОБЛЕМА N 5. Организатор «Сэкономил» на...

5.1. Помещении. Тёмное, маленькое, душное (непроветриваемое).
5.2. Оборудовании: столы для слушателей, доска, мультимедийный проектор, звукоусиление, либо отсутствуют, либо плохого качества.
5.3. Питании. Слушателей, заплатившим по несколько сотен $, угощают дешёвым чаем/кофе из одноразовых стаканчиков, дешёвыми конфетами и сухарями.
5.5. «Втиснул» в группу людей больше, чем договаривались...

ПРОБЛЕМА N 6. Проблемы во время работы.

6.10. В момент начала мероприятия… стучат каблуками при ходьбе, роняют вещи, долго разворачивают целлофан, шушукаются и т.п.
6.11. Беда.RU: помещение арендовано и ... в туалете туалетной бумаги нет, в аудитории отсутствует корзина для мусора; окна не мыты...

6.16. Внезапное отключение электроэнергии и другие аварийные ситуации».

Теперь перейду к детализации проблем, возможных в помещении, в том числе связанных с оборудованием:

1. Размеры помещения

- Проведение тренинга в недостаточном по размеру помещении на рабочем месте среди столов причудливой формы, прижавшись спиной к шкафу.
- Огромное помещение – участники «расползаются» и трудно наладить нормальную групповую динамику. - Наличие в помещении колонн, необычной архитектуры и прочих предметов, мешающих участникам (не видно тренера и т.д.)
- Помещение неудобной формы – например, длина помещения в 7-8 раз больше ширины («Эффект трамвая»), невозможно пройти никуда, негде делать упражнения.
- Низкие, давящие потолки

2. Освещение

- Слепящее солнце, которое невозможно прикрыть жалюзи (по причине их отсутствия), прожектор на улице, бьющий прямо в глаза участникам или тренеру, невозможность пользоваться мультимедийными средствами
- Недостаточное освещение
- Мигающее освещение (неисправность ламп дневного света) 
- Неравномерное освещение

3. Шум

- Неисправные лампы дневного света, которые сильно шумят
- Проведение в самом помещении или в непосредственной близости от него ремонтных работ (сверление стен перфоратором, замена асфальта на улице прямо под окнами и т.д.)
- Проведение в соседних помещениях мероприятий, вызывающих громкий шум (Пример – выставка «Тренинг-2005 и 4 человека, выступающих одновременно в помещении без звукоизоляции, у каждого – микрофон и мощные колонки)
- Разговоры сотрудников Организатора, либо посторонних людей

4. Влажность

Избыточная или сильно пересушенный воздух, протечка воды

5. Отвлекающие факторы

- Изобилие «веселых картинок» на стенах
- Предметы-«вампиры», например, каждому хочется потрогать Кеттлеровский тренажер, в помещении находится кошка с котятами и т.д.
- Посторонние люди, заходящие то и дело в помещение во время тренинга
- Посторонние люди, которые продолжают работать в том же помещении, в котором проходит тренинг
- Проведение тренинга на непосредственном рабочем месте
- Звонки на мобильные телефоны, которые участники «не могут» отключить
- Проведение переговоров с клиентами и другими сотрудниками прямо во время тренинга (участники то и дело убегают и возвращаются).

6. Вентиляция

- Отсутствие возможности проветрить помещение (не открываются окна, шум, когда окна открыты, шум, когда включен кондиционер, кондиционер вызывает аллергию и т.д.)

7. Оборудование

- Прикрученные к полу стулья (столы)
- Отсутствие столов, если они необходимы, или, наоборот, присутствие столов, если они не нужны
- Аппаратура, которая должна работать, на самом деле неисправна, и Организатор заранее об этом знает.
- Непрезентабельный внешний вид оборудования

8. Люди

- Количество человек несоразмерно помещению, участники «сидят друг у друга на головах»
- Несоответствие аудитории взаимным ожиданиям, например, ВИПы и обычные участники вместе, разная компетенция в изучаемом материале и т.д.
- Несоответствие помещения статусу приглашенных участников

9. Чистота помещения

- Грязь, несоответствие стандартам и представлением участников тренинга, убогость, сильная изношенность, в помещении находится шерсть или другие факторы, вызывающие аллергию у участников и т.д.

10. Запахи

- Сильные посторонние запахи, от которых невозможно избавиться – например, запахи кухни (под окном с утра до вечера жарят шашлык), запах краски и т.д.

11. Температура

- Слишком низкая или слишком высокая. Например, резко ударил мороз, и никто не думал, что в помещении станет +14°С, либо отсутствие кондиционера в жаркую погоду.

12. Сантехника

- Санузел не соответствует ожиданиям участников (вонь, грязь и т.д.)
- Санузел не способен пропустить всех желающих за 15 минут перерыва

13. Кофе-брейки

- Нет нормального места для кофе-брейков, в результате они не соответствуют статусу и ожиданиям участников (например, в гостинице в коридоре)

14. Форс-мажоры

- Высока вероятность отключения света, тепла, воды, отсутствия ключа от помещения, отказа от ранее достигнутых договоренностей по поводу проведения тренинга, помех во время тренинга и т.д.

15. Факторы риска

- Наличие в помещении множества дорогих мелких предметов, способных вызвать приступ клептомании у участников тренинга
- дорогие предметы быта, которые могут быть испорчены в ходе тренинга (белый ворсистый ковер на полу, бесценные картины и т.д.)

16. Вибрация

- Например, дом стоит над линией метрополитена или около трамвайных путей

17. Внешние факторы

- Из-за внешних причин (соседи) на тренинге нельзя шуметь, передвигать с места на место стулья и вообще громко разговаривать

18. Оборудование (электрическое)

- Не включается (мигает, выключается самопроизвольно и т.д.) видеопроектор, либо не стыкуются видеопроектор и ноутбук, нет звука, нет изображения, нет пульта от кондиционера и т.д.

19. Прочее оборудование

- Необходимое оборудование отсутствует вообще (флипчарт, белая доска и т.д.), или непригодно к использованию (неправильные маркеры, отсутствие приспособлений для стирания с доски и т.д.).

 

Радует тот факт, что с каждым годом Организаторы все-таки больше смотрят на опыт коллег и слышат обратную связь участников, поэтому все перечисленные факторы встречаются все реже и реже, однако большинство примеров были взяты мной либо из моего реального опыта проведения тренингов, либо из рассказов коллег.  

Обычно посетители не жалуются напрямую на перечисленные раздражающие факторы, если величина раздражителя не переходит определенный порог. В этом случае поступают очень простые жалобы: сначала «душно», «в туалете воняет», «не слышно», «холодно» и т.д., либо участники просто встают и уходят, или просят вернуть деньги и уходят.  

Иногда Организатору в погоне за сверхприбылью кажется, что «стерпится-слюбится», что тренер с помощью харизмы заставит участников смириться с неудобствами. Поэтому, если у тренера нет опыта работы с этим организатором или отзыва коллег об уровне проведения тренингов, крайне желательно приезжать на тренинг на один день раньше, проводить осмотр помещения и всей необходимой техники (на ее наладку и поиски замены может уйти до 4-6 часов), и в случае необходимости не надеяться на «авось», а требовать у Организатора устранения недостатков или нахождения другого помещения для проведения тренинга. Еще лучше во избежание возникновения подобных ситуаций заранее заключать с Организатором договор в письменном виде, где указывать требования к помещению для проведения тренинга. 

Итак, идеальное помещение должно быть свободно от перечисленных выше недостатков. Выводы:

1.0.

Общие требования к помещению и оборудованию для краткосрочного обучения:

  1. Помещение должно соответствовать статусу обучаемых участников (категории: бизнес-тренинг, корпоративный тренинг, сборный тренинг, тренинг личностного роста и т.д.).

  2. Помещение должно соответствовать нормам охраны труда. Это означает, что примерная площадь на одного участника тренинга должна быть около 3 м2 (в случае проведения упражнений эта площадь может быть увеличена), должна быть комфортная температура, влажность, освещенность, вентиляция, чистота, отсутствие сильной вибрации, посторонних запахов, отвлекающих шумов, удобные стулья (в случае необходимости – и столы), возможность посетить в перерыве санузел и т.д.

  3. Участник тренинга должен чувствовать себя комфортно, это означает возможность организовать в случае необходимости кофе-брейки и/или обед в специально отведенном месте или в ресторане и отсутствие помех, не связанных с тренингом, таких как посторонние люди и т.д.

  4. Оборудование для тренинга должно быть исправным, соответствовать общепринятым стандартам и тому, что нужно данному тренеру. Типичный набор: ноутбук, проектор, удлинитель, переходник для евророзетки, флипчарт с комплектом бумаги, белая доска, маркеры, приспособление для стирания с доски, специальный скотч для крепления листов флипчарта на стену, бейджи для участников, папки с раздаточным материалом и т.д. Возможны дополнительные устройства – звукоусилительная аппаратура, радиомикрофоны для тренера и участников, экран, телевизор с видеомагнитофоном, специальная доска с возможностью мгновенной распечатки нарисованного текста, микшерский пульт и т.д.  

1.1.        Если Вы проводите сборный тренинг/семинар, то важно НЕ забыть:

  1. Заранее убедиться в том, сколько людей действительно придет на тренинг (возможно слишком большое, либо слишком малое количество).

  2. Предусмотреть время и место для регистрации участников, и что делать с теми, кто опаздывает на тренинг.

  3. По возможности уточнить социальное положение участников и сравнить с предполагаемым для тренинга помещением, в случае необходимости внести коррективы.

  4. Обеспечить участников всем необходимым для тренинга: материалами, ручками, подставками для письма, стульями, кофе-брейком, обедом и т.д.

  5. Все участники тренинга имеют равные права, поэтому важно следить, чтобы всем было видно и слышно все, что происходит.

1.2.       Если Вы проводите закрытый корпоративный тренинг/семинар, то важно НЕ забыть:

  1. Заранее ознакомиться с корпоративной культурой организации, что принято и что не принято делать на тренингах/семинарах (требования к оборудованию, обслуживанию, размещению и т.д.).

  2. Соблюсти баланс между желанием участников сохранить работу (безопасность) и желанием руководства провести оценку персонала (опасность). В случае присутствия руководителя на тренинге дать ему возможность самому выбрать место, где сидеть во время тренинга, либо, наоборот, так организовывать тренинговый/семинарский процесс, чтобы участники все время меняли местоположение.

  3. В зависимости от запроса организации, бюджета, того, к чему в организации уже привыкли, подбирается помещение (некоторые корпоративные тренинги/семинары проходят в очень скромных помещениях, в некоторых компаниях, наоборот, хотят все самое лучшее).

  4. Договориться с HR-ом организации о своевременном оповещении сотрудников, о способах их доставки на тренинг/семинар и обратно и обо всем, что организация берет на себя.

  5. Если планируется ночевка в загородном пансионате, предпринять меры к тому, чтобы на второй день тренинга/семинара участники были в состоянии на нем присутствовать (в этом может помочь HR и служба внутренней безопасности).

  6. Тщательно подготовить все, что необходимо на тренинге: бейджики, ручки, раздаточный материал, листы флипчарта, маркеры, доски и флипчарт, проектор, экран, ноутбук, дополнительные материалы для ролевых игр (если необходимо), прочее оборудование, кофе-брейки и обед, быть готовым своевременно внести коррективы в программу (кое-что из заготовленного может не понадобиться).

1.3.       Если Вы проводите конференцию, то важно НЕ забыть:

  1. Заранее и заблаговременно, несколько раз известить участников о дате конференции и своевременно уточнить количество участников (иначе помещение не будет соответствовать их потребностям).

  2. Тактично и своевременно оповестить участников о правилах поведения на конференции (в том числе относительно помещения и перемещений в нем во время конференции).

  3. В случае необходимости помочь иногородним участникам с размещением в гостиницах или других местах.

  4. Обеспечить участников понятной схемой проезда, телефонами контактных лиц в случае возникновения непредвиденных ситуаций (участник заблудился и т.д.).

  5. Заранее уточнить у докладчиков потребность в использовании аппаратуры и сравнить ее с возможностями, в случае необходимости внести коррективы.

  6. Продумать действия на случай, если несколько докладчиков в последний момент не смогут приехать.

  7. В случае если конференция проходит в нескольких помещениях, наклеить на стены указатели для прохода участников и докладчиков.

  8. Заготовить все необходимое для регистрации и участия в конференции: списки, папки с раздаточными материалами, бейджи и т.д.

  9. В случае если количество участников около 50 человек и более, использовать радиомикрофоны и звукоусиливающую аппаратуру (в некоторых случаях важную роль играет акустика помещения).

  10. Проверить заранее всю необходимую аппаратуру и назначить при необходимости помощников для регистрации, проведения кофе-брейков, расселения и т.д.

  11. Все остальные требования примерно совпадают с общими рекомендациями.

 Литература:
30 проф-вредностей в работе бизнес-тренера (версия 1.2)
Развитие тренингов и семинаров: типичные проблемы и возможные решения
10 вредных советов по организации семинаров и выступлений с приглашенным преподавателем
Обман бизнес-тренера работодателями (организаторами обучения)
Продвижение консалтинговых услуг в регионах. Как создать взаимовыгодные отношения с провайдером обучения
Исследование TREKO.RU: трудности / проблемы организатора бизнес-семинара с приглашенным тренером
Исследование TREKO.RU: работа бизнес-тренера или консультанта на выезде
Сервис портала TREKO.RU для Организаторов семинаров, тренингов, интенсивов и других форм краткосрочного обучения
Сервис портала TREKO.RU: Тренер или Консультант едет в командировку (сервис для командированных)