Записаться на бесплатную консультацию можно по телефону 8(926)319-50-32 или по e-mail inna@timesaver.ru

Укрощая строптивое время

 В производстве вывесок и рекламы, как и во многих других сферах предпринимательской деятельности, одним из самых ценных ресурсов является, конечно же, время. Зачастую сайнмейкерам приходится измерять его дефицит в нескольких часах или даже сутках, притом что заказчику все нужно было «еще вчера». Между тем управлять временем, этой, казалось бы, иррациональной величиной, и даже заставить играть его по своим правилам вполне возможно.                                                                

Истоки учения об управлении временем

В последние годы популярность тайм-менеджмента – учения об эффективной организации рабочего времени – во всем мире продолжает расти. Только в странах Запада насчитывается свыше 500 книг, посвященных вопросам эффективного управления временем. При этом как самостоятельная бизнес-дисциплина тайм-менеджмент выделился около 20 лет назад. Одним из основоположников этого учения считается Стивен Кови – автор книги «Семь привычек высокоэффективных людей».


Примечательно, что у современного тайм-менеджмента есть немало общего с восточной системой Кайдзен (что в переводе с японского означает «Изменение к лучшему»). В основе этого рожденного в Азии подхода к оптимизации производства лежит разумная организация труда, за счет которой удается экономить не только время, но и усилия, и материальные ресурсы. На практике это выражается в том, что менеджер регулярно отслеживает ситуацию на тех участках предприятия, где создается дополнительная стоимость, и находит решения по улучшению отдельных звеньев в работе компании.


В Россию тайм-менеджмент пришел во второй половине 1990-х годов. Среди отечественных экспертов, которые начали исследовать вопросы оптимизации рабочего времени, можно назвать Глеба Архангельского, Юрия Васильченко и Сергея Калинина. В целом же российский подход к тайм-менеджменту во многом схож с западным учением. В каждой из этих методик главным является сосредоточение усилий на действиях, которые приносят предприятию максимальную прибыль. 
 

Расстановка приоритетов

Как наиболее эффективно распределять часы, отведенные на бизнес-деятельность? Чтобы ответить на этот вопрос, стоит вспомнить утверждение итальянского экономиста Паретто, который статистическим путем вывел следующую формулу: 20% покупателей обеспечивают компании 80% продаж. Если спроецировать это правило, известное в наши дни как закон Паретто, на деятельность предприятия, получится, что 20% усилий дают 80% результата. Руководствуясь данным законом, можно расставить приоритеты в распределении драгоценных рабочих часов и тем самым значительно повысить эффективность временных затрат.


Очень часто как руководители, так и ключевые сотрудники рекламно-производственных компаний уверены, будто все, что они делают, является одинаково срочным и важным. Если же проанализировать реальные результаты предпринимаемых ежедневно действий, то можно будет выделить те 20% усилий, которые обеспечивают основную отдачу и позволяют компании оставаться на плаву. Что же касается тех самых 80%, которые практически не приносят результата, то их также следует внимательно проанализировать; часть дел, возможно, передать другим сотрудникам, которые, вероятно, справятся с ними даже быстрее, часть работ автоматизировать, от некоторых действий и вообще отказаться. Применяя эти принципы на практике, руководитель компании может значительно повысить эффективность не только своей деятельности, но и работы всего предприятия.


Еще одним важным аспектом, который рассматривается в тайм-менеджменте, является планирование действий на ближайшую перспективу. Составляя перечень предстоящих задач и предусматривая временные отрезки для дел, которые пока нельзя предугадать, менеджер может избавить себя от работы в авральном режиме.


В данном случае эксперты акцентируют внимание на том, что человек в одну единицу времени концентрируется только на одной единице информации. Не стоит разделять уверенность многих менеджеров в том, будто они могут беседовать по телефону, при этом параллельно набивать на клавиатуре компьютера ответы на электронные письма и откликаться на вопросы коллег, находящихся поблизости. Считается, что убеждение в способности одновременно делать несколько дел в конечном счете сокращает эффективность труда на 50-70%.

Вместо того чтобы сконцентрироваться на определенной и важной задаче хотя бы в течение часа, работник переключает свое внимание с одного дела на другое. В результате в конце рабочего дня оказывается, что выполнение обязательств перед заказчиком так и осталось незавершенным. К тому же работа в таком режиме зачастую приводит к серьезным ошибкам, а на производстве порой становится и причиной несчастных случаев. Планирование же позволяет избавиться от переключения внимания с более важных дел на второстепенные. Если к тому же при составлении перечня первоочередных задач учесть закон Паретто, в итоге может обнаружиться даже не нехватка времени, а наоборот его избыток, который в любом случае всегда окажется кстати. 
 

Реструктурируем рабочий график

Как же выделить те самые 20% усилий, которые дают 80% общего результата? Для этого эксперты в области тайм-менеджмента советуют провести в течение нескольких дней так называемый «хронометраж»: не меняя своего образа и графика работы, ежедневно вести учет каждого совершаемого действия с указанием интервала времени, которое оно заняло. По истечении данного исследования можно будет подвести итоги, демонстрирующие, чем в действительности вы занимаетесь во время рабочего дня. Обычно результаты «хронометража» удивляют, а иногда и повергают в шок даже тех сотрудников, которые были уверены в своей дисциплинированности и обязательности, по крайней мере были убеждены, что каждый свой рабочий день они целиком и полностью посвящали работе. Как показывает практика, это, к сожалению, не соответствует действительности…


После того как реально совершаемые действия в течение рабочего дня проанализированы, необходимо сделать выводы о том, какие шаги действительно дали эффективные результаты, на что следует выделять меньше времени, и какие дела, возможно, имеет смысл передать другим. Среди руководителей распространен принцип, на самом деле уменьшающий отдачу от их усилий: «Хочешь, чтобы было сделано хорошо, – сделай это сам».

К такому выводу менеджеры невольно приходят в тех случаях, когда порученные подчиненным дела раз за разом выполнялись не так, как требовалось. И все же совсем нецелесообразно браться за работу, которую должны выполнять другие: достаточно выдавать правильно изложенное задание, и обязательно – в письменном виде, четко указывая наиболее критичные аспекты и нюансы, ошибки в которых недопустимы.


Одна из первоочередных задач в оптимизации распределения времени – обнаружить, на что расходуются часы и минуты, не приносящие компании прибыли и при этом ведущие к затратам материальных и человеческих ресурсов. Применимо к области производства рекламы и вывесок это могут быть затраты на переделку или доработку проектов для клиентов, оставшихся неудовлетворенными полученной продукцией.


Чтобы избежать подобного выполнения работы над ошибками, необходимо четко согласовывать все особенности заказа, начиная с дизайна и заканчивая номенклатурой используемого материала – так же, как и в случае с широкоформатной печатью, когда согласование с заказчиком цветопробы перед изготовлением тиража позволяет поставщику услуг избавить себя от головных болей в последующей работе.


Столь же целесообразно заранее предугадывать сезонные колебания спроса на те или иные виды рекламных услуг, будь то оформление магазинов к новогодним праздникам или производство летних тентовых кафе, и подготовиться к наплыву соответствующего рода заказов – к примеру, заблаговременно предусмотреть запас расходных материалов и светотехники на собственном складе. Не секрет, что производителям рекламы часто приходится работать в состоянии аврала. Поэтому каждый шаг, способный уменьшить общую нагрузку на предприятие в горячие дни, крайне ценен.


В индустрии наружной рекламы нередко прибегают к услугам субподрядчиков, что в некоторых случаях также порождает несостыковку работ, выполненных различными предприятиями, и опять же приводит к недоделкам, переделкам и срыву сроков. Чтобы этого избежать, необходимо, чтобы весь заказ в целом курировал отдельный менеджер, который изучил все пожелания клиента и предоставил ему под роспись подготовленный план реализации проекта.

Таким образом все нюансы на стадии производства будут под жестким контролем главного подрядчика, а если все же обнаружится, что ошибка была допущена заказчиком на стадии согласования проекта, клиент не сможет обвинить в этом производителя рекламы. Это очень простое правило, но, к сожалению, сложности обычно возникают именно по самым банальным причинам…


В современном тайм-менеджменте учитываются и такие аспекты, как особенности человеческого организма, в первую очередь – деятельности мозга. Поэтому при составлении распорядка дня для себя или своих сотрудников в целях максимального повышения эффективности бизнеса предприятия в целом необходимо учесть тот факт, что после 40 минут напряженного труда у человека сильно снижается концентрация внимания. Если в такой ситуации он продолжит выполнять свою работу, эффективность выполняемых им действий будет только падать. Чтобы восстановить полноценную работоспособность, человеку необходимо переключить свое внимание приблизительно на 10 минут.

При подготовке рабочих графиков могут учитываться и особенности биоритмов сотрудников. Впрочем, в большинстве случаев практика показывает, что желание остаться после окончания рабочего дня в офисе, чтобы завершить оставшиеся дела, и высокая работоспособность в вечернее время суток у менеджера обычно возникает не по причине того, что он «сова», а не «жаворонок», а из-за того, что его просто перестали отвлекать. Задуматься о том, как решить проблему прерываний и «беспокойств» в рамках рабочего дня, также имеет смысл. 

Корпоративный тайм-менеджмент

Стоит отметить, что оптимизация рабочего времени принесет свои плоды только в том случае, если она проводится не только в пределах кабинета руководителя предприятия, а комплексно, в масштабах всего коллектива сотрудников компании. При попытках увеличить эффективность работы подчиненных путем введения строгой дисциплины очень важно не перетянуть гайки: как известно, индустрия вывесок и рекламы и напрямую связана с творчеством, а для творчества определенная степень свободы нужна как воздух.

И все же непосредственно в производстве понятие «креативность» очень относительно. Если поэтапно проследить весь процесс реализации проекта, подавляющее большинство выполняемых действий носит исключительно технико-механический характер.


Не только в области рекламы, но и во многих других сферах наблюдается ситуация, когда сотрудники каждый раз изобретают велосипед, порой решая, к примеру, какую гайку закрутить первой. Эту проблему преодолели в странах Азии, введя на производственных предприятиях систему карточек канбан. Карточки представляют собой перечень наиболее часто повторяющихся поочередных операций, который выдается работнику как своего рода инструкция. Вне зависимости от того, каким багажом знаний и опыта в данной профессии располагает человек, вся информация о том, как и в какой последовательности выполнять порученную ему работу, содержится на карточке.


Если же расписать, к примеру, таким же образом технологию изготовления объемных букв и проследить, сколько в реальности мастер цеха тратит на сборку одного элемента,
вполне может оказаться, что показатели эффективности работы цеха можно увеличить в несколько раз, разбив производственный процесс на несколько простых этапов и поручив их выполнение нескольким работникам: распил пластика – одному, гибку профиля – другому и т.д. К тому же считается, что чем более лимитирован набор функций, которые необходимо выполнять каждому сотруднику, тем более качественными будут результаты его работы.

Таким образом, творчески непредсказуемое и хаотичное производство рекламы можно постепенно преобразовать в четко отлаженный и значительно более мощный конвейер, где бизнес компании будет находиться в меньшей зависимости от одного определенного, более опытного сотрудника. Кроме того, удастся вывести точные, объективные нормы по срокам выполнения каждой из производственных задач и стоимости этих работ. Подобная организация рабочего процесса также позволит выявить, на каких стадиях чаще всего допускаются брак или сбои в ходе реализации проекта, и своевременно устранить причины их появления.

Полезным будет и составление журнала уже допущенных типичных ошибок. Приходя на работу в компанию, построенную по этим принципам, новый сотрудник будет иметь не только четкие инструкции о выполнении поставленных перед ним задач, но и перечень наиболее вероятных проблем, с которыми он может столкнуться. Зная о них, новичку будет значительно легче предупредить и не допустить ошибок в своей работе.


При организации рабочего времени сотрудников руководителю не следует забывать, что каждый работник не может быть занят каждый день на 100%. Необходимо предусмотреть резерв, который в случае получения крупного заказа позволит реализовать проект своевременно, с минимизацией перепоручения работ субподрядчикам и необходимости в сверхурочном труде. 
 

Работа над ошибками: управлять временем просто!

Распространенный просчет, который допускают многие менеджеры в своей ежедневной деятельности, – это хаотичность в процессе принятия решений, на что порой уходит немало ценного времени. Более того: у некоторых руководителей данный процесс происходит на бессознательном уровне, и в результате они не могут обучить этому своих сотрудников. Если же попытаться проанализировать, а затем систематизировать задачи по типам, окажется, что зачастую при принятии решений многие выполняют сизифов труд.

Так, в данной сфере можно выделить три группы. Первая – это стандартные решения вопросов, которые повторяются постоянно. Чтобы значительно сократить время, требуемое на то, чтобы их решать, достаточно прописать четкий алгоритм, схожий, к примеру, с прайс-листом на расходные материалы для производства рекламы.

Вторая группа – это решения оперативные. К ним относятся действия руководителя в тех случаях, когда, например, выполнение заказа вместо двух недель занимает 20 дней, и такая ситуация периодически повторяется. Для решения такого рода проблем тоже можно раз и навсегда составить перечень мер, которые необходимо будет предпринять, и, возможно, тогда сотрудникам компании даже не придется беспокоить руководителя по этим вопросам.


К третьей группе можно отнести инновационные решения: например, как следует поступать компании, если поступает нестандартный заказ и риск не справиться с его выполнением высок, а заказчик выделяет бюджет в достаточно крупных размерах. Как раз решением этих вопросов и должен заниматься руководитель предприятия.

Со временем и принятие части инновационных решений можно будет передать подчиненным, если механизм успешного выполнения подобных заказов будет четко отработан. Все же рутинные вопросы, отвлекающие главу предприятия от выполнения первоочередных функций, должны решать менеджеры среднего звена. Задача руководителя – распределить имеющийся объем работы между сотрудниками, а потом проконтролировать исполнение. Задача же сотрудников – четко справиться с тем, что им было поручено.


Конечно же, в контексте нашей статьи нельзя не упомянуть и одну из наиболее часто встречающихся ошибок, которая тормозит бизнес-процессы и в разы снижает отдачу от работы персонала. Неверно полагать, что решая вопрос, как лучше и когда лучше выполнить полученный заказ, можно в итоге повысить качество реализованного проекта.

Самый простой способ борьбы с этой ошибкой и, пожалуй, главный принцип эффективного тайм-менеджмента – «Сделай это сейчас». И в данном случае не играет роли, проста или сложна стоящая перед вами задача. Именно следование данному правилу позволит избежать массы проблем, успешно преодолеть сложности с соблюдением обязательств перед заказчиком и реализовать значительно больше замыслов, чем казалось возможным.


Существует и еще одна ошибка, которую часто допускают многие руководители и менеджеры старшего звена. Это переоценка своих реальных возможностей, стремление закрыться от возможных неприятностей и, соответственно, нежелание предварительно подумать о способах их избежать. Это также часто является причиной срыва сроков при выполнении заказов и допуска крайне серьезных недочетов.

Между тем, если заранее подумать о проблемах, с которыми, возможно, придется столкнуться из-за действий третьей стороны (например, отсутствие требуемого материала на складе у поставщика), из-за неполадок, которые могут возникнуть в оборудовании или человеческого фактора, и если своевременно подготовиться к преодолению этих сложностей, удастся избежать не только лишней суеты, напрасных затрат времени и сил, но и поддержать репутацию надежного и обязательного подрядчика. 
 

Валентин Сучков

www.naroozhka.ru 

Автор выражает благодарность бизнес-тренеру Инне Иголкиной, автору книги «Руководство начинающего счастливчика, или вакцина против лени», за содействие в подготовке материала. 



© 2004-2016 Инна Иголкина и Виктор Герасимов | All rights reserved Публикация материалов с сайта разрешена при условии наличия активной гиперссылки на сайт www.timesaver.ru
ООО "Компания Аполлон 1" ОГРН 1067760944745 ИНН 7714674696
тел: +7 926 31905032
Договор оферты Политика возврата Политика конфиденциальности Соглашение об обработке персональных данных
 

Rambler's Top100 Яндекс цитирования