Режимное предприятие. Статья в Бизнес журнале декабрь 2005


Записаться на бесплатную консультацию можно по телефону 8(926)319-50-32 или по e-mail inna@timesaver.ru

Режимное предприятие

 

Есть такой анекдот. Современный работник – как клубок ниток: если его держать в руках слишком слабо, он распускается, если слишком сильно – то сматывается. Бывает, работодатель примеряет ежовые рукавицы – заставляет подчиненных отсиживать на работе «от и до», карает за минутное опоздание, – а те вместо труда занимаются его имитацией.

 

Но и впадая в излишний либерализм и допуская «вольное посещение», собственник рискует бизнесом. Как ни крути, любое формальное отношение работодателя к внутреннему распорядку и трудовой дисциплине идет во вред делу. А серьезный и вдумчивый подход к дисциплинарной политике окажется «общественно полезным» и принесет свои дивиденды.

 

О рабочем дне и трудовой дисциплине – глас народа

«Строгое соблюдение установленного порядка на производстве, предусматривающее своевременный приход на работу, соблюдение установленной продолжительности рабочего дня, рациональное использование времени для наиболее производительного и плодотворного труда, точное исполнение распоряжений администрации», - так трактуют понятие «трудовая дисциплина» энциклопедии. Для работников же сия высокая материя – нередко объект насмешек. В опросах трудящихся появляются вот такие афоризмы по этому поводу:

 

«Не преувеличивай ценности рабочего времени коллег. Посреди рабочего дня всегда найдется время для совместного продолжительного отдыха».

«Дисциплинарные гайки закручивают, когда у фирмы проблемы».

«Для карьеры важнее быть компетентным, чем дисциплинированным».

«Трудовая дисциплина – это когда не только вовремя приходишь на работу, но и вовремя уходишь с нее».

 

«Если ежедневно работать по 8 часов в день, можно со временем стать начальником – и работать 12 часов в день».

«Ваш коллега вышел на минуту. Значит, он появится через час».

«Разумная дисциплина – когда делаешь меньше, а достигаешь больше».

«Приятное отлынивание от работы придает ей особую прелесть».

 

Часто случается так: компания растет, а дисциплина при этом падает. В большом коллективе легче «изображать деятельность», «сачковать» и злоупотреблять неделовым общением. Сотрудники без устали гоняют чаи, болтают по телефону, блуждают в дебрях интернета, отвлекают коллег.

 

«Подпольно» читаются романы, перекуры больше напоминают стихийные совещания персонала, дни рождения просто блокируют работу компании. Сотрудники опаздывают на работу, норовят сбежать домой раньше положенного. И в 17.30 впору возмущаться, перефразируя слова классика: «Что же у нас, кого ни хватишься, никого нет?» Картина, знакомая еще по советским временам… А ведь бизнес-то простаивает, несет издержки!

 

Какое искушение в такой ситуации – спешно и жестко закрутить гайки: ввести денежные штрафы и снижать премии за опоздания, отрядить «делегацию» из кадрового отдела на дисциплинарные рейды – проверять, кто самовольно отлучился с рабочего места, начать пропесочивать провинившихся на собраниях, временно перевести их на менее квалифицированную работу. А можно и вообще указать на дверь за дисциплинарные «преступления»…

 

Полет фантазии тут безграничный. Компании, производящие охранные системы, предлагают пакеты программного обеспечения, позволяющие учитывать время прихода и ухода сотрудника, число перекуров, чаепитий, выходов в туалет. Потом «украденное» время вычитается из отпуска или выходных.

 

По мнению эксперта по подбору персонала «APL GROUP» Павла Цыпина, оптимальная система учета рабочего времени – «книга с записями «прибыл/убыл», удостоверяемая офис-менеджером, секретарем, начальником или другим ответственным лицом». Некоторые специалисты рекомендуют развесить камеры слежения по всей фирме, фиксировать время разговоров по телефону или число непринятых звонков. Давно не новость – электронные карточки, с помощью которых легко рассчитать время пребывания человека на работе, определить час прихода и ухода.

 

Но вот вопрос: что все это даст вашему бизнесу «в реальном исчислении»? Возможно, некоторую экономию средств. Так, одна компания, устроив внезапную дисциплинарную «облаву», на штрафах за опоздания сэкономила почти 300 тыс рублей (с каждого припозднившегося или не обнаруженного на рабочем месте в момент рейда сотрудника сняли 25% месячного оклада). А стали ли после этого работники трудиться плодотворнее? Нет.

 

Во-первых, эффект бессистемных, нерегулярных репрессивных мер быстро сойдет на нет. Сотрудники какое-то время походят на работу вовремя, а потом, видя, что проверки проводятся «через пень – колоду», вновь будут опаздывать. Во-вторых, ужесточения режима рабочего дня вызовут скрытые и явные протесты, а потом компания может не досчитаться ценных работников: они найдут работу с трудовым распорядком покомфортнее.

 

Ведь до сих пор в фирме не практиковались жесткий распорядок дня и дисциплинарные репрессии, и сотрудники не согласились принять новые условия… Работодатель закрутил гайки, но при этом не подумал о создании комфортных условий труда для работников, то есть нашел «кнут», а о «прянике» напрочь забыл.

 

Если вы завинчиваете гайки, то имейте в виду, советует бизнес-тренер и психолог Инна Иголкина: «Эффективность труда намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят ли они на час раньше или позже». Иными словами, никакая дисциплина не будет действенна без опоры на мотивацию. А посему перво-наперво укрепляйте мотивацию сотрудников.

 

Менеджер по подбору персонала фирмы «ТЕКС» (производство лакокрасочных материалов) Екатерина Невзорова добавляет: «Первичны не созданные искусственно дисциплинарные рамки, а планы и задачи, которые должны быть реализованы». Главный смысл дисциплины и трудового распорядка – «служение делу». Независимый консультант Игорь Чепкасов подчеркивает: если от введения нового распорядка «эффективность труда не улучшается, то значит, в нем нет смысла».

 

Режим: жесткий или гибкий?

Не поспоришь с тем, что дисциплина учит ответственности, обязательности, самоконтролю, содействует слаженности работы коллектива. Практика показывает, что только сверхсознательные работники дают бесспорно хороший результат, когда им предоставляют возможность работать в абсолютно свободном режиме. К тому же, «наличие дисциплины в организации – показатель общей способности сотрудников принимать правила и традиции своей организации», отмечает Екатерина Невзорова.

 

В дирекции фирмы «Ко-Инвест-С» (Самара) считают: нарушение дисциплины «влияет и на зарплату самого работника: если опоздал, то клиент ушел или технологический процесс нарушен, все это отражается на имидже и доходах фирмы, а следовательно, и на уровне благосостояния работников».

 

И все же дисциплина не должна превращаться в «смирительную рубашку». Многие эксперты одобряют дифференцированный подход к трудовому режиму. Бесспорно, многое зависит от того, чем именно занимается компания, от ее целей и результатов, и точкой отсчета должны быть бизнес-процессы компании.

 

«Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами, лучше жесткий график, - говорит бизнес-тренер Инна Иголкина. – Тогда все находятся на своих местах, и это ускоряет работу».

 

Павел Цыпин («APL GROUP») уточняет: «Целесообразно вводить жесткое рабочее время там, где выработка продукта или услуги жестко привязана ко времени, к окупаемости оборудования. Например: в производственных подразделениях важен помимо качества продукта еще и конечный объем. Чтобы выпустить некое количество деталей, надо прежде всего затратить определенное время на изготовление одной штуки.

 

Зарплата производственных рабочих рассчитывается по тарифной сетке, в которой учитывается в качестве основных параметров отработанное время и объем продукции. Вот и получается, что, если производственникам устроить гибкий график, то о запланированном объеме не может быть и речи.

 

Многие предприятия жестко связаны с длительностью светового дня». В розничной торговле (скажем, вы держите магазин), гостиничном бизнесе, в издательской работе (вы выпускаете ежедневную прессу), в работе со связью нарушения внутреннего распорядка ведут к нарушению технологической дисциплины и потере клиентов.

 

И все же вовсе не обязательно трудиться в жестком и непререкаемом режиме всем без исключения подразделениям таких компаний. Какой смысл, к примеру, сидеть в офисе с 9.00 до 18.00 шоферу, который развозит заказчикам произведенную вашей фирмой пиццу? И зачем жестко ограничивать время «местной командировки» корреспонденту вашей газеты? Разве смогут они тогда справиться со своим заданием? Такой дисциплинарный режим погубит бизнес: он не ориентирован на результат.

 

Гибко подходить к трудовому распорядку иной раз куда предпочтительнее. Опытом делится президент Кадрового объединения «Метрополис» Валерий Поляков: «В моей компании для разных категорий персонала определен разный трудовой распорядок. Так, для секретарей установлен рабочий день с 9 до 18 часов, они не опаздывают и раньше времени с работы не уходят. Если будут даже мелкие нарушения, то пожурю, не поможет – предложу уволиться.

 

У консультантов по подбору персонала присутственное время определено с 10 до 18 часов. Но каждому консультанту предоставлено право самостоятельно планировать свой рабочий день и место выполнения работы – с обязательным информированием секретариата. Исключением являются производственное совещание и учебные занятия. По добровольному решению коллектива опоздавшие платят в общественную кассу по 5 рублей за каждую минуту опоздания. После этого опоздания стали редкостью».

 

Инна Иголкина уверена: «Если работа творческая, требует нестандартных решений, и сотрудники относительно автономны, могут работать с использованием современных технологий коммуникации, то лучше гибкий график». Работа журналистов, фотографов, пиарщиков, рекламистов оценивается «по результату». А Павел Цыпин полагает: «Без дисциплины никаких творческих произведений не создать. Конечно, режим творческого работника не должен быть с 9.00 до 18.00! Но целесообразно вводить так называемые присутственные часы или дни, когда креативщики обязаны приходить в офис. Нельзя допускать полного отрыва от коллектива».

 

В компании «Transas Software House» действуют так: установлен ненормированный рабочий день с обязательной отработкой 40 часов в неделю и автоматическим контролем пребывания сотрудника на рабочем месте. Присутственное время – от 12 до 17 часов. Таких понятий, как опоздание или уход с работы раньше времени, в компании нет, поскольку работа творческая. Но к недорабатывающим сотрудникам применяют меры взыскания: лишают премии, ограничивают возможности карьерного продвижения.

 

В пользу гибкого рабочего графика есть еще один важный аргумент. Такой рабочий режим мотивирует сотрудников, увеличивает их лояльность по отношению к компании, а значит, повышает производительность труда. И это понятно: идя навстречу своим сотрудникам, компания демонстрирует уважение к ним. И все же лишней вольности не допускайте. Введите правило: если подчиненные приходят в офис в 10.00 вместо положенных 9.00, пусть работают до 19.00. Можно сократить и перерыв на обед.

 

Игорь Чепкасов советует поощрять гибким рабочим графиком тех сотрудников, которые «регулярно и качественно выполняют и перевыполняют рабочие задания» (можно ввести одновременно доплаты). В некоторых компаниях вознаграждают примерных работников тем, что позволяют часть рабочей недели трудиться на дому. Если для фирмы главное – результат, то она может позволить персоналу уходить домой пораньше, когда работы мало, а когда много – сотрудники трудятся в авральном режиме. Особых протестов в коллективе это обычно не вызывает.

 

На гибкий график стоит расщедриться и для тех работников, которые генерируют главные творческие идеи для компании и ведут за собой команду. В конце концов, что бы без них делала компания? Что греха таить, таким «творческим натурам» зачастую очень неуютно в жестких рамках. Они не склонны к четкому планированию, им нужна свобода действий, спонтанность. В этом случае, советует генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени» и основатель Тайм-менеджерского сообщества Глеб Архангельский, «лучше использовать технологии, позволяющие избежать жесткого планирования, сохранить гибкость, свободу реагирования на непредвиденные обстоятельства и не мешающие задору, увлечению».

 

Правда, если вы делаете для особо ценного сотрудника исключение, поясните всем остальным, почему у него такие привилегии, иначе распустится весь коллектив. Нужно сразу оценить риски подобной ситуации для бизнеса, советует Игорь Чепкасов. Валерий Поляков («Метрополис») предлагает такое решение: «Если ценный и эффективно работающий сотрудник не соблюдает установленный порядок работы, то нужно либо этого сотрудника наказывать, либо устанавливать для него такой распорядок, с которым он согласится и который будет строго выполнять. При этом другие сотрудники должны знать, что при достижении соответствующих результатов они также имеют право на индивидуальный трудовой распорядок».

 

Как рационализировать рабочий день, или Тайм-менеджмент

Не надо забывать: внутренний распорядок, непререкаемая продолжительность рабочего дня и рациональное использование трудового времени – это «две большие разницы». То, что сотрудник приходит в офис вовремя и отсиживает там положенное количество часов, вовсе не означает, что он тратит время с максимальной пользой для компании.

 

И дело не только в том, что далеко не у всех людей период биологической активности длится с 9.00 до 18.00, но и в том, что «киллеров» времени предостаточно. Помимо чаепитий, разговоров по телефону, общения «в аське» и перекуров, это еще и планерки, заседания, совещания, масса рутинной бумажной работы, всяких координаций и согласований. А тотальный контроль тут не установишь…

 

И вот статистика: до 40% рабочего времени менеджеров тратится впустую, каждые 8 минут сотрудника кто-то отвлекает. Эти беды – из-за недостаточного планирования рабочего времени. Вы должны заставить персонал не просто «отбывать» рабочий день, но разумно распоряжаться им, уметь распределять задачи по приоритетам. Это шаг к успешному результату. Как сделать так, чтобы и дисциплина соблюдалась, и сотрудники демонстрировали реальные результаты, рационально использовали время?

 

Игорь Чепкасов рекомендует: «Нужна четкая система оценки труда. В нее должны войти: 1. Критерии эффективного труда, 2. Сроки исполнения и контроля, 3. Единицы и способы измерения, 4. Меры, принимаемые в случае выполнения/невыполнения заданий». Все это есть? Тогда проблем не будет.

 

В продвинутых организациях к ценнейшему и невосполнимому ресурсу под названием «время» относятся бережно – и учатся им «рулить». Весьма популярен тайм-менеджмент – искусство управления временем.

 

Грамотный тайм-менеджмент, отмечает специалист в этой области Инна Иголкина, «может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной». Истинная эффективность, поясняет эксперт, – «это когда люди трудятся с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное».

 

Инна Иголкина приводит примеры ошибок в тайм-менеджменте. Один вариант – внезапное повышение норм. «Обычно это бывает так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовывать, - отмечает эксперт. – При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. А бывает и так: сотрудники поднатужились и выполнили план. А в следующем месяце план стал еще больше…»

 

Если у людей появилось много дополнительных обязанностей, резко поднялась производительность труда, но при этом их никак не вознаграждают, возможен «взрыв», предупреждает Инна Иголкина.

 

«Иногда неправильно применяют хронометраж, - продолжает эксперт. - Например, сотрудников обязывают вести подробный хронометраж всего, что они делали в течение рабочего дня. Во-первых, это вызывает раздражение персонала, а во-вторых, отнимает время на постоянную запись результатов хронометража».

 

По мнению Инны Иголкиной, хронометраж допустим, если он проводится в течение одного-двух дней. «Если сами работники с этим не справляются, то хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая персонал от работы». Данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений, подчеркивает бизнес-тренер.

 

Сотрудники постоянно нарушают дисциплину, опаздывают, уходят и приходят на работу в вольном режиме? Это должно стать для вас сигналом. Очень может быть, что они работают где-то еще или/и не увлечены работой в вашей компании, что у них недостаточная занятость – «недогрузка», что они безответственно относятся к делу.

 

Возможно, они просто слабо представляют себе свой круг обязанностей? Тогда срочно займитесь их функционалом, его описанием, регламентацией. В этих сбоях есть и ваша вина. Четко пропишите все должностные обязанности сотрудников и дайте им ознакомиться с документом под расписку.

 

Нарушения трудового распорядка могут свидетельствовать и о другой скрытой проблеме. Вероятно, вам нужно лучше продумать систему управления компанией, да и вообще точно определить для себя, каковы цели фирмы. Проблематично требовать их понимания с персонала, если в этом вопросе не существует ясности для вас самих. А такое случается…

 

В общем, за нарушениями трудовой дисциплины, нерациональным расходованием рабочего времени часто стоят более глобальные проблемы. Начните свой тайм-менеджмент с «системного анализа всей организации, выяснения того, куда утекает время и где те резервы, которые можно использовать», советует Инна Иголкина.

 

Эксперт предлагает: «Можно взять секретаря, который будет отсеивать ненужные звонки и распределять потоки информации по офису. Так люди будут меньше отвлекаться». Другими словами, следует правильно работать с информацией.

 

Во-вторых, найдите в компании «слабое звено». «Обычно это тот отдел, в котором постоянно происходят непредвиденные ситуации, и за счет этого тормозится работа организации в целом», - поясняет Инна Иголкина.

 

В-третьих: хрестоматийное правило Парето гласит: 20% всех дел дают 80% всех результатов. «Проанализируйте, какие 20% товаров, услуг или клиентов приносят фирме 80% прибыли, - говорит эксперт. – После этого сделайте это направление приоритетным». Это поможет структурировать время.

 

Наконец, «упростите все, что можно, создайте готовые формы, бланки, книги ответов на стандартные вопросы, чек-листы для проведения совещаний и обучите этому сотрудников», рекомендует Инна Иголкина. Если человек перестает тратить время на ненужные операции, он так или иначе делает работу быстрее. Особенно когда автоматизируются стандартные нетворческие операции. «За счет того, что все можно легко и быстро найти, что известно, кто за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и повышается производительность труда», - заключает эксперт.

 

Грамотное ужесточение рабочего расписания

Новые правила перво-наперво должны быть сформулированы в соответствующих положениях, напоминает независимый консультант Игорь Чепкасов. Затем руководитель бизнеса должен не только сообщить всем сотрудникам о принципах трудового распорядка, но и убедиться, что все его знают.

 

Директор компании «Intelligence» Инна Заинчковская советует раздать коллективу копии документа – так новые законы легче закрепятся в сознании сотрудников. Психолог Инна Иголкина уточняет: персоналу нужно объяснить его выгоды от введения новой системы. «Иначе любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут реально улучшить условия работы», - поясняет она.

 

Игорь Чепкасов подчеркивает, что нужно действовать методично: «Важно, чтобы нарушения четко фиксировались и так же четко наказывались». Инна Заинчковская добавляет: при первой возможности устройте сотруднику-нарушителю публичную порку, можно озвучить на очередном собрании фамилии всех, кто провинился за неделю.

 

Система обратной связи должна работать бесперебойно, отмечает Игорь Чепкасов. Именно она позволяет «объективно и точно измерять отклонения и оценивать эффективность работы с тем, чтобы стимулировать грамотное планирование и наказывать за нарушения графика». Эксперт напоминает: «Система наказаний должна обеспечить такую работу, при которой сотрудники были бы ориентированы на выполнение задач организации».

 

«Начальник сам должен показывать пример адекватного использования рабочего времени», - говорит эксперт по подбору персонала «ALP GROUP» Павел Цыпин. С учетом этого нюанса и начинайте перевоспитание коллектива.

 

Чтобы приучить работников к дисциплине и самоконтролю, требуйте с них планы работы на неделю. Это не должны быть отписки или, напротив, «диссертации», - ваше время слишком дорого стоит, чтобы транжирить его на чужое «красноречие».

 

Краткость, информативность, четкое указание сроков – вот что должно быть в планах сотрудников. Для вас эти планы – еще и свидетельство загруженности/незагруженности персонала. «Фронт работ сотрудника должен быть достаточно велик, чтобы не было времени на постоянные перекуры и чайные церемонии», - подчеркивает Павел Цыпин.

 

И пусть свои планы на новую неделю работники составляют в четверг текущей недели. В пятницу вы их корректируете, а с понедельника вы и ваш персонал уже четко представляете себе, кто чем занят и что с кого спрашивать. И требуйте отчетов за работу на прошедшей неделе. По мнению Павла Цыпина, разумно просить «отчеты по проектам или календарные (месяц, квартал)».

 

Приучите сотрудников четко планировать каждый день – в ежедневнике ли, в компьютере, в органайзере ли, в голове, на стикере ли, прикрепляемом к компьютеру. Нужно составлять приоритезированный to do list – расписывать задачи в порядке убывания их значимости. Оптимальная «формула» рабочего дня такова: запланированное время – 60%; 20% времени - для решения форс-мажорных, непредвиденных вопросов и еще 20% - для свободного творчества.

 

«Добрым словом и револьвером вы можете добиться гораздо большего, чем одним лишь добрым словом», - делился опытом Аль Капоне. Трудовая дисциплина подобна револьверу. Но сей устрашающий механизм не должен палить как попало. Внутренний распорядок нужно уметь метко нацелить для пользы дела. Разработав умную и грамотную дисциплинарную политику, вы сделаете бизнес эффективнее. Обрушив на подчиненных хаотичный «шквальный огонь», вы обречете компанию на «человеческие потери» - и финансовые.

 

Ольга Боголюбова

Опубликовано в Бизнес-журнале, декабрь 2005, № 24 (84)



© 2004-2016 Инна Иголкина и Виктор Герасимов | All rights reserved Публикация материалов с сайта разрешена при условии наличия активной гиперссылки на сайт www.timesaver.ru
ООО "Компания Аполлон 1" ОГРН 1067760944745 ИНН 7714674696
тел: +7 926 31905032
Договор оферты Политика возврата Политика конфиденциальности Соглашение об обработке персональных данных
 

Rambler's Top100 Яндекс цитирования