Лень и карьера: честный взгляд на проблемы. Публикация в журнале "Справочник секретаря и офис-менеджера" № 6 за 2007 год


Записаться на бесплатную консультацию можно по телефону 8(926)319-50-32 или по e-mail inna@timesaver.ru

  Лень и карьера: честный взгляд на проблемы. Публикация в журнале "Справочник секретаря  и офис-менеджера" № 6 за 2007 год 

(начало статьи) 
Как известно, под названиями «секретарь» и «офис-менеджер» может подразумеваться совершенно разная работа в зависимости от размера фирмы, квалификации сотрудников и ряда других причин. Одним соискателям сразу удается найти себе идеальное место работы, где все устраивает. Кто-то приходит к желаемому методом проб и ошибок. В этой статье попробуем вместе разобраться в том, как лень мешает секретарю и офис-менеджеру достигать успеха в карьере и что с этим можно сделать.

Должность «секретарь» условно можно поделить на несколько основных ступенек. Первая – секретарь на ресепшн, затем – секретарь, потом – секретарь-референт, и, наконец, руководитель секретариата, офис-менеджер или помощник руководителя. По мере восхождения по этой «лестнице» обязанности усложняются, а ответственность увеличивается. Очень важно делать чуть больше, чем от вас требуется, для того чтобы постоянно двигаться вперед, но при этом не выходить за рамки своих полномочий.

Обычно, когда человек только устраивается на работу, проходит период «притирки». Желательно в это время проявлять себя с лучшей стороны, но не слишком откровенничать с коллегами. Главное на этом этапе – выдержать испытательный срок. Как правило, в это время люди работают усерднее, ведь надо усвоить так много новой информации, причем, довольно быстро!

Но вот испытание осталось позади, и вы уже втянулись в работу… и тут-то и подкрадывается Лень. Она подходит тихо, на мягких лапах. Лень – это нежелание что-то делать, хотя  для этого есть все возможности. Начнем разбираться по порядку: сначала рассмотрим возможные причины лени.

Причины лени

Причинами лени могут быть:

-     Физическая усталость, хроническое переутомление.

-    Отсутствие заинтересованности в результате работы («Зачем мне это нужно? Итак сойдет…»).

-    Отсутствие заинтересованности в процессе работы («Не знаю, как делать.. Скучно… Боюсь, что не получится» и т.д.).

-    Страхи, опасения («Скажу что некогда, тогда делать ничего не придется, следовательно, ничего плохого не случится»…).

-    Инертное окружение.

-    Неэффективная организация работы: рутинные операции, отсутствие автоматизации производственных процессов.

-  Отсутствие негативных последствий от невыполнения дела («Зачем лишний раз стараться, если ничего не случится?»).

-  Нехватка необходимых навыков, умений, способностей (без знания иностранного языка невозможно выполнять работу профессионального переводчика).

-   Неправильные убеждения, идеи, мысли, моральные установки («Работа – не волк, в лес не убежит»).

Отметим, что в каждом индивидуальном случае все эти признаки одновременно не встречаются, но несколько «слабых мест» можно у себя обнаружить. Их ликвидацией мы и будем заниматься.

Какие причины, вызывающие лень, зависят от вас, а какие нет?

Ваше собственное физическое и эмоциональное состояние, навыки, желание или нежелание работать зависят в первую очередь лично от вас, а не от обстоятельств. Однако, некоторые моменты, вызывающие лень, могут быть вам неподконтрольны: они определяются внутрифирменной культурой, наличием или отсутствием нужной техники, программного обеспечения, людей, которым можно делегировать часть вашей работы и т.д.

Выпишите на листок бумаги в два столбика причины,  которые зависят лично от вас и вызывают у вас лень, и те, за которые вы не отвечаете, но которые снижают производительность вашего труда или мотивацию.

Например:

Зависит от меня:

Не зависит от меня или зависит только частично:

Мое самочувствие и настроение

Настроение моего руководителя

Моя работа: то, что входит в должностные обязанности

Действия других людей, например, их неэффективное поведение на совещаниях.

 

Проанализируйте то, что у вас получилось, с учетом основных видов лени.

Виды лени

Можно выделить шесть основных видов лени:

·        мыслительная;

·        физическая;

·        эмоциональная;

·        творческая;

·        патологическая;

·        лень от несовпадения желаний и возможностей.

Мыслительная лень это когда не хочется думать. Мыслительная лень приводит к тому, что человек не анализирует того, что мешает его эффективной работе.

Например, вместо того, чтобы освоить команду в программе Word, позволяющую автоматически подставлять адреса и фамилии, вы делаете это вручную. Если у вас всего несколько адресатов - это оправдано, но когда вы пишете более сотни одинаковых писем в разные организации, имеет смысл потратить некоторое время, чтобы потом его сэкономить за счет автоматизации самого процесса.

Обычно люди считают, что все дела, которые они делают, важные и срочные, не замечая, что 80% времени они тратят на обычную «текучку».

Подумайте над тем, что вы записали в левой колонке таблицы, т.е. как можно предотвратить появление причин, вызывающих у вас лень.

Например, рационально ли расставлена мебель и размещены предметы на вашем рабочем месте? По законам эргономичности то, с чем вы чаще всего имеете дело, должно находиться от вас на расстоянии вытянутой руки, чтобы не нужно было вставать. Не совершаете ли вы бессмысленных передвижений по офису? Не приходится ли вам постоянно что-то искать?

Физическая лень – это лень, возникающая в теле. Обычно физическая лень либо является неотъемлемой чертой личности, либо бывает вызвана усталостью и отсутствием возможности отдохнуть. На карикатурах секретаря иногда рисуют как многорукую индийскую богиню  Кали, которая одновременно наливает кофе, печатает на компьютере, разговаривает по телефону и раскладывает бумаги. Поскольку вы – не зайчик из известной рекламы батареек, а живой человек, подумайте, достаточно ли времени вы уделяете сну и отдыху, чтобы зарядиться энергией?

Во многих фирмах переработки стали нормой, и сотрудники сами добровольно остаются и работают по 12 часов в день. А дома – семья, дети, домашнее хозяйство. Если вести такой образ жизни, через некоторое время усталость может стать хронической и у вас начнет пропадать интерес к жизни. Чтобы не допустить этого, необходимо сознательно позволять себе отдыхать.

Как это ни парадоксально, но именно физические упражнения дают организму возможность восстановиться, избавиться от стресса и зарядиться новой энергией. Найдите время для занятий спортом, прогулок на свежем воздухе.

Эмоциональная лень – это когда человек настолько «задерган», что уже не способен проявлять нормальные человеческие эмоции. Для секретаря подобный вид лени абсолютно недопустим: ведь от того, как секретарь общается с людьми, зависит имидж организации! У всех людей бывают разные дни - хорошие и плохие. Причем, и эйфория, и депрессия одинаково вредны для работы. Профессионализм секретаря состоит в том, чтобы уметь справляться со своими эмоциями, не пускать их на самотек.

Что стоит сказать посетителю комплимент или улыбнуться? Ничего. А дивиденды от этого многократно превосходят необходимые усилия. Эмоциональная лень заключается в равнодушном отношении к людям и работе

Творческая лень. Пожалуй, это единственный позитивный вид лени. Для того чтобы придумать что-то выдающееся, человеку обычно требуется время для сбора и обработки информации. Поэтому работа в «авральном» режиме чаще всего неэффективна – у вас нет времени, чтобы найти какое-то на первый взгляд неочевидное, творческое решение.

Творческая лень полезна для решения неординарных проблем. Например, придумать, что подарить начальнику на день рождения (речь идет о неординарном, запоминающемся презенте). Или решить задачу, которая казалась непосильной - подготовить сложный аналитический отчет на пределе своей компетенции, разработать план важного корпоративного мероприятия и т.д.

Как ни парадоксально, но творческая лень тем не менее не допускает безделья. Она предполагает, что вы поставили себе цель, собрали все исходные материалы, затем переключились на что-то другое, а в это время ваш мозг продолжает работать над данной задачей. Это может происходить по дороге домой, во сне и т.д. Именно так Менделеев открыл свою знаменитую таблицу, а Архимед и Ньютон – всемирные законы.

Патологическая лень – это лень, перешедшая границы допустимого. Вряд ли секретарь или офис-менеджер, предавшись полному ничегонеделанию, смогут достичь карьерных высот. Скорее всего, их работа будет однообразной, без возможности развития.

Часто офисные работники подвержены «заболеванию» компьютерными играми, заняты чтением различных материалов в Интернете, болтовней с подругами и друзьями по телефону в рабочее время и т.д. Людям, попадающим под влияние патологической лени, кажется, что все нормально: «Вот еще одна партия в пасьянс, и тогда поработаем…». Постепенно работа начинает восприниматься как что-то, отрывающее от игры, разговора или чтения. Скорее всего, о карьере речь уже не идет. Помочь здесь может либо изменение своего отношения к отвлекающим факторам, либо смена работы на другую, с более требовательным руководством и строгими порядками.

Лень от несовпадения желаний и возможностей. Чаще всего этот вид лени называют другим словом – зависть. Многим людям кажется, что они достойны большего, что им не доплачивают. Правда состоит в том, что вы получаете ровно столько, сколько нужно. Иначе бы вы как-нибудь это положение дел изменили – нашли бы себе другое место или доказали руководству свою незаменимость и полезность.

Поэтому если вы действительно считаете, что достойны большего, докажите это -  прежде всего себе, а затем и окружающим!

Например, вы хотите получить повышение. Вместо того, чтобы сидеть и вздыхать, подумайте, как бы тактично узнать у руководителя, каковы ваши перспективы и что бы вы могли начать делать дополнительно, сверх положенного, чтобы увеличение зарплаты стало естественным результатом вашей работы.

Если цель серьезна и масштабна, например, освоение новых навыков – составление аналитических отчетов и т.д. - разбейте ее на ряд простых операций и используйте каждую свободную минуту для того, чтобы самосовершенствоваться.  В следующей статье будут рассмотрены различные способы борьбы с ленью.

Тренинги по преодолению лени: вечерний и двухдневный
Прочитать окончание статьи:
 

Инна Иголкина

Статья опубликована в журнале "Справочник секретаря и офис менеджера" № 7 за 2007 год ©

2007 Перепечатка разрешена при условии ссылки на www.timesaver.ru и первую публикацию

 



© 2004-2016 Инна Иголкина и Виктор Герасимов | All rights reserved Публикация материалов с сайта разрешена при условии наличия активной гиперссылки на сайт www.timesaver.ru
ООО "Компания Аполлон 1" ОГРН 1067760944745 ИНН 7714674696
тел: +7 926 31905032
Договор оферты Политика возврата Политика конфиденциальности Соглашение об обработке персональных данных
 

Rambler's Top100 Яндекс цитирования