Лень и карьера: честный взгляд на проблемы

Статья для журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" № 7 за 2007 год 
 (Прочитать начало статьи:)

На рабочем месте одолела лень-матушка? Как она вам может помешать в построении успешной карьеры? какие причины, вызывающие лень, зависят от вас, а какие  нет? Ответы на все эти вопросы вы узнали из первой части статьи. Мы рассказали вам об основных видах лени. Напоминаем вам, что их шесть: мыслительная, физическая, эмоциональная, творческая, патологическая, лень от несовпадения желаний и возможностей. Как же бороться с ленью?

Способы борьбы с ленью

Итак, мы ознакомились с шестью основными видами лени. Способов борьбы с ней тоже шесть:

• логический;
• физический;
• эмоциональный;
• дружеский;
• психологический;
• временной.

Способы борьбы с ленью можно применять как вместе, так и по отдельности. Скажем, с помощью логического метода можно бороться с физической ленью: исключить ненужную физическую работу, такую как запечатывание почтовых конвертов – если их много, можно воспользоваться услугами сторонней фирмы. Эффективно также одновременно комбинировать 2-3 разных способа - например, дружеский и эмоциональный: допустим, нужно срочно заклеить 100 почтовых конвертов, и вам с радостью могут помочь в этом несколько других сотрудников при условии, что это не мешает их основной работе.

Поговорим более подробно о различных способах борьбы с ленью.

Логический способ – это обдумывание задачи и анализ всех логических взаимосвязей. Для начала необходимо научиться правильно планировать, чтобы избавиться от неэффективных методов работы.

Например, логика подсказывает, что если дело серьезное и важное, то стоит провести несколько контрольных встреч, во время которых следует обсудить с руководителем уже достигнутые результаты. В этом случае, если вдруг возникнут какие-то проблемы, то их вовремя можно будет решить. Это гораздо эффективнее, чем узнать в самом конце, что, оказывается, была допущена ошибка на одном из промежуточных этапов, после чего всем исполнителям придется объяснять, где эта ошибка произошла, и что нужно предпринять, чтобы ее исправить.

Гораздо проще выполнять последовательность мелких дел, чем одно огромное дело, пугающее своим объемом. В работе секретаря и офис-менеджера логика очень важна. С помощью нее вы можете уговорить себя сделать то, что вам делать не хочется, расписав в два столбика плюсы и минусы от действия или бездействия. Также можно назначить  себе вознаграждение за то, что вы выполните дело, которое вам делать не хочется, но надо.

Также в логический способ входит объединение однотипных дел в более крупные блоки, чтобы не терять эффективности при переключении с одной деятельности на другую.

Например, можно сделать 10 звонков, а затем разослать по e-mail 10 писем, а не последовательно звонок-письмо-звонок, что в сумме занимает больше времени.

Логический способ дает значительную экономию времени и сил, и лень понемногу отступает. Стоит подумать о процессе непрерывного совершенствования, который позволяет не останавливаться на достигнутом и двигаться только вперед.

Физический способ борьбы с ленью включает в себя работу с телом. Часто мы забываем о том, что у нас есть тело, которое нуждается в отдыхе, сне, пище и физических упражнениях. Секретарю особенно важно выглядеть хорошо, двигаться легко и сохранять высокую работоспособность. Как показывает практика, возникает замкнутый цикл. Чем больше работы, тем меньше времени мы выделяем на занятия спортом, тем больше накапливается усталости и тем дольше выполняется работа. Все, круг замкнулся. Разомкнуть его можно, продумав конкретные меры по снятию нервного напряжения, качественному отдыху и питанию. Можно освоить специальные техники или несколько упражнений, которые можно делать прямо на рабочем месте в течение дня, например, наклоны головы влево-вправо.

Еще один хороший способ физической борьбы с ленью – дыхательная гимнастика.

Сделайте на 4 счета глубокий вдох, затем задержите дыхание на 4 счета, после этого – выдох на 4 счета, и снова задержка дыхания на 4 счета. Несколько таких циклов дыхания значительно повышают работоспособность и помогают в случае необходимости справиться с волнением.

Эмоциональный способ – это, прежде всего, овладение навыками по изменению своих эмоций в желаемом направлении. Управлять эмоциями довольно легко, и большинство людей умеют это делать. Часто можно наблюдать, как, например, отвечая на телефонный звонок, секретарь переключается с предыдущей эмоции на профессиональный дружелюбный тон голоса. Секретарь, неспособный контролировать свои эмоции в нужный момент, вряд ли станет достойным помощником руководителя.

Лень может возникать от неправильных эмоций, ими же ее можно и побороть. Для этого необходимо всего-навсего понять, что вас заставляет работать: кнут или пряник.

Если вы выяснили, что, скажем, вас больше мотивирует угроза наказания, можно начать приучать себя к похвале и награде.

Под видом лени часто скрываются страхи. Если быть честным с собой, можно избавиться от страхов, каждый раз спокойно разбираясь в том, а что, собственно, пугает, и как этого избежать.

Дружеский способ борьбы с ленью – это использование других людей для взаимной поддержки. Если вы по-дружески помогаете сотрудникам, то и они при случае могут помочь вам.

С помощью этого способа можно справиться с мыслительной ленью – попросите дать вам совет, с физической ленью – можно вместе с коллегами пойти в бассейн или в тренажерный зал, с эмоциональной ленью – человек, который хорошо к вам относится, всегда может развеселить вас шуткой или анекдотом.

Подумайте, что хорошего вы можете сделать для окружающих, чтобы поднять им настроение?

Хороший секретарь всегда в курсе, у кого из сотрудников скоро день рождения, кого надо поздравить, а кого – морально поддержать. Если вы создаете вокруг себя такую атмосферу, то и люди с вами будут вести себя соответственно. Но здесь кроется большая опасность – можно выработать у сотрудников привычку болтать с секретарем, отвлекая его подолгу от дела разговорами ни о чем. Дружеский способ подразумевает нахождение баланса между поддержанием отношений, что является частью профессиональных обязанностей секретаря, и основной работой.

Психологический способ преодоления лени - это создание собственной коллекции маленьких психологических приемов, позволяющих действовать эффективно, сохранять хорошее настроение, бодрость и получать от жизни удовольствие.

Наиболее действенный психологический прием – позитивное подкрепление. Сделали что-то, что делать не хотелось – поблагодарите себя, похвалите. Желательно не вознаграждать себя постоянно чем-нибудь съестным или курением, т.к. это может плохо отразиться на фигуре и здоровье.

Поставьте на стол фотографию, которая будет поднимать вам настроение. Ищите хорошее во всем, что происходит. Лень – спутница недовольства и уныния. Пришел грубый посетитель? Могло бы быть и хуже, какая мелочь! Директор сказал что-то неприятное? Подумайте, а чего он хотел добиться, постарайтесь отбросить обиду и выполнить то, что ему нужно. Постепенно мелочи и суета начнут восприниматься вами более спокойно.

Выделите для себя приоритеты и поставьте ограничитель на свое беспокойство, как советовал Дейл Карнеги. Создайте себе атмосферу соревнования с самой собой и обязательно празднуйте свои победы, пусть даже маленькие. Желательно составить себе план дальнейшего самообразования, т.к. в современном офисе все постоянно меняется – появляются новые компьютеры и техника, программы и возможности. Если не учиться всем этим пользоваться, отдаться на милость лени – карьера так и останется мечтой.

Дейл Карнеги (1888 - 1955) - американский педагог, психолог, писатель. Разработал психологические курсы по самосовершенствованию, навыкам эффективного общения, выступления и другие

Чтобы справиться с ленью, можно использовать временной способ. Как известно, нашей жизнью управляют биоритмы. Одни люди легко встают рано утром, другие могут не спать допоздна. Знание собственных биоритмов, особенно применительно к конкретной работе, позволяет так спланировать день, чтобы оптимально расходовать силы, оставляя резерв на случай возникновения непредвиденных трудностей.

Начинайте день с короткого, но неприятного дела. Обычно это может быть звонок, который делать не хочется. Как только вы его сделаете, как будто гора упадет с ваших плеч. Поэтому приучите себя выполнять как минимум одно подобное дело прямо с утра. Тогда все остальное будет восприниматься гораздо легче и приятнее. Брайан Трейси назвал этот прием «съесть лягушку». Когда люди откладывают «лягушку» на более поздний срок, обычно это приводит к тому, что эффективность работы уменьшается, т.к. человек все время думает о предстоящем неприятном деле.

Брайан Трэйси (род. 1944) - один из ведущих специалистов в мире в вопросах развития потенциальных возможностей человека и успешного ведения бизнеса, автор множества книг.

Создавайте у себя привычки, которые экономят ваше время. В одном офисе автор  видела секретаря, которая поднимала трубку только после четвертого звонка, потому что она прочитала в какой-то книге, что нужно делать именно так. Не доверяйте слепо всему, думайте сами, насколько тот или иной совет подходит лично вам.

Обязательно планируйте дела - либо вечером, либо утром. Это сохраняет массу времени, даже если кажется, что уже невозможно что-то запланировать. Стремитесь к тому, чтобы каждый час у вас было по 10 минут отдыха. Это значительно увеличивает суммарную производительность труда. Позвольте себе в этот перерыв расслабиться. При этом очень важно менять тип деятельности: не пытайтесь «отдохнуть» за компьютерной игрой, лучше пройдитесь или переключитесь на такое занятие, которое отличается от того, что вы делали в течение часа.

Часто люди ленятся из-за страха, что их работа не будет достаточно «совершенной», т.е. всегда можно сделать еще лучше. Поставьте предел попыткам совершенствования, выработайте четкие стандарты и соблюдайте их, если это еще не было сделано до вас.

Обязательно автоматизируйте все, что можно автоматизировать, и не выполняйте работу за других людей. Часто секретари вынуждены исправлять ошибки других сотрудников, которые не желают придерживаться установленных в компании правил оформления документов. Обязательно найдите время на то, чтобы побеседовать с подобными людьми и вежливо убедить их в том, что им же самим выгодно не создавать себе лишних проблем.

Джордж Лоример сказал: «Промедление с легким делом превращает его в трудное, промедление же с трудным делом превращает его в невозможное». Лень развращает человека, постепенно снижая его эффективность, и лишает его перспектив карьерного роста. Основное правило борьбы с ленью звучит так: «Сделай это сейчас!». Если для вас важен карьерный рост – сразу возьмитесь за совершенствование своей работы, будьте внимательны к деталям, не упуская при этом из виду ситуацию в целом.

Джордж Хорас Лоример (1868 - 1937), американский писатель и журналист, автор афоризмов.

Лень обладает свойством постепенно засасывать человека в трясину. Не стоит, конечно, впадать в крайность и оставлять в своей жизни только работу, но и прохладное отношение к ней тоже ни к чему хорошему не приведет -  более того, в долгосрочной перспективе это способствует деградации личности.

Часто должность помощника руководителя становится трамплином для достойной карьеры. Если не надеяться на чудо и везение, а сознательно планировать время и постоянно повышать свою эффективность и производительность, то ваша стоимость на рынке труда будет возрастать, и рано или поздно это обязательно будет оценено по заслугам.

Тренинги по преодолению лени: вечерний и двухдневный
Прочитать начало статьи:

 

Инна Иголкина